Su Tiempo: Cómo dejar de perder el tiempo

Estamos hablando de objetivos «generales» tanto para su trabajo como para su vida familiar. Por ejemplo, es posible que desee encontrar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, hacer más ejercicio y participar más en las actividades extraescolares de sus hijos. Una vez que sepa cuáles son, puede dividirlas en tareas más pequeñas y concentrarse en cómo encajarlas en su vida.

Puede ser útil tomar una semana más o menos y observar cuánto tiempo realmente te lleva hacer las cosas que haces todo el tiempo: lavar la ropa, preparar el desayuno, tender la cama. La mayoría de la gente sobreestima el tiempo que lleva hacer algo simple como tomar una ducha y subestima el tiempo necesario para tareas más importantes, como escribir un trabajo final. Si sabe exactamente cómo emplea su tiempo, es posible que pueda administrarlo mejor.

Ponga las tareas pendientes en 4 grupos:

• Urgentes e importantes
• No urgentes pero importantes
• Urgentes pero no importantes
• Ni urgente ni importante

El objetivo es tener la menor cantidad posible de cosas en «urgente e importante». Aquellos causan estrés cuando se acumulan. Si administra bien su tiempo, probablemente pasará la mayor parte de su tiempo en «no urgente, pero sí importante»; ahí es donde puede hacer las cosas más útiles y evitar sentirse abrumado más tarde.

Una vez que sepa cuánto tardan las cosas y qué es más importante, comience a planificar las cosas. Se Flexible. ¿Hace más cosas al final de la tarde o temprano en la mañana? ¿Le gusta tener sus tardes libres para relajarse? ¿Es más probable que trabajes en el jardín si tienes un poco de tiempo para hacerlo todo de una vez o distribuirlo en el transcurso de una semana? Piense en lo que funciona mejor para usted y no tenga miedo de cambiar las cosas.

Mark Twain dijo: “Si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, lo mejor es comer primero la más grande «. En otras palabras, si tiene algo difícil que hacer, sáquelo del camino para no tener que preocuparse por ello el resto del día. Al menos así lo entendió el autor de un destacado libro sobre gestión del tiempo. Lo titularon «¡Come esa rana!»

Una lista de «tareas pendientes» está probada y es verdadera. Pero también puede usar otras herramientas; lo principal es escribirlo en algún lugar. Independientemente de lo que use para realizar un seguimiento de las cosas que necesita hacer, es mejor tener solo uno y llevarlo consigo donde quiera que vaya, en su teléfono celular, por ejemplo. Es probable que ya tenga algún tipo de aplicación de calendario o de mantenimiento de listas en su teléfono.

Recuerde sus objetivos generales y pregúntese si es probable que lo que está haciendo lo ayude a lograrlo. Por ejemplo, esa hora extra que pasas en el trabajo en algo que nadie te pidió que hicieras podría haber sido mejor gastada en el gimnasio, en el piano o en el juego de béisbol de tu hijo.

Si programa una sesión de trabajo a las 9 a. m., cúmplala; a las 9:17 a. m. no servirá, incluso si trabaja solo. Perderse una hora de inicio hará que sea más probable que se pierda otras. Si desea un poco de flexibilidad, permítase una opción: devolver correos electrónicos o archivar documentos, por ejemplo, pero ceñirse al horario como si estuviera escrito en piedra. Si lo prueba y descubre que no le funciona, siempre puede cambiarlo.

Si siente una fuerte necesidad de posponer las cosas, encuentre una manera de superarlo y dé incluso un pequeño paso adelante. Te sentirás mejor una vez que progreses un poco y es posible que pronto te encuentres en un ritmo real. Esto se debe a que su actitud a menudo proviene de su comportamiento y de sus resultados y no al revés.

Tienes 15 minutos gratis antes de tener que estar en algún lugar, tiempo para navegar por la Web y consultar las redes sociales, ¿verdad? Es posible que se sorprenda de lo que puede hacer en ese tiempo. Cuatro fragmentos de 15 minutos repartidos a lo largo del día son una hora de productividad. Y te sentirás mejor si te relajas más tarde.

La tecnología (la Web, el correo electrónico, los sitios de redes sociales) puede distraerlo durante horas y horas. Pero también puede ayudar. Busque herramientas que le ayuden a realizar un seguimiento y programar su tiempo, recordarle cuándo debe hacer algo o incluso bloquearlo de los sitios web que más le tentan y que consumen mucho tiempo.

Es decir, establezca el mayor tiempo permitido para la tarea. Es posible que lo haga antes, pero si no, el límite lo ayuda a evitar exagerar. Una vez que llegues al límite, sigue adelante.

Puede ser una gran pérdida de tiempo y una fuente de estrés. Pruebe «Las cuatro Ds»:

Delete: si no le preocupa o no es algo que necesite saber, deshágase de él.

Do: si se trata de algo urgente o algo que se puede hacer rápidamente, responda.

Delegate: si un correo electrónico le pregunta algo que esté mejor atendido por otra persona, reenvíelo a esa persona y continúe.

Defer: si va a llevar más tiempo del que tiene en este momento, reserve tiempo para eso más tarde.

Puede parecer «eficiente» trabajar durante el almuerzo, pero puede ser contraproducente. Como regla general, 30 minutos fuera de tu trabajo te ayudarán a trabajar mejor por la tarde. Si no tiene hambre, salga a caminar o haga estiramientos. Es probable que regrese con más energía y concentración.

El objetivo de mejorar con su tiempo es dedicar más tiempo a las cosas que desea hacer. Espolvoree cosas divertidas, saludables y no relacionadas con el trabajo a lo largo de la semana para mantener una actitud positiva con respecto a su horario y estar motivado para seguir adelante. Esto incluye descansos, refrigerios, recreación, ejercicio e incluso vacaciones, especialmente cuando termina una tarea importante.