Seu Tempo: Como parar de desperdiçar tempo

Estamos falando sobre metas “gerais” tanto para o trabalho quanto para a vida familiar. Por exemplo, você pode querer encontrar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, fazer mais exercícios e estar mais envolvido nas atividades após as aulas de seus filhos. Depois de saber o que são, você pode dividi-los em tarefas menores e se concentrar em como encaixá-los em sua vida.

Pode ajudar levar uma semana ou mais para observar quanto tempo realmente leva para você fazer as coisas que faz o tempo todo – lavar roupa, fazer café da manhã, arrumar a cama. A maioria das pessoas superestima quanto tempo leva para fazer algo simples, como tomar banho, e subestima o tempo necessário para tarefas maiores, como escrever um trabalho de conclusão de curso. Se você sabe exatamente como gasta seu tempo, pode administrá-lo melhor.

Coloque tarefas em 4 grupos:

• Urgente e importante
• Não urgente, mas importante
• Urgente, mas não importante
• Nem urgente nem importante

O objetivo é ter o mínimo de coisas em “urgente e importante” possível. Eles causam estresse quando se acumulam. Se você administrar bem o seu tempo, provavelmente gastará a maior parte do tempo “não urgente, mas importante” – é aí que você pode realizar as coisas mais úteis e não se sentir sobrecarregado mais tarde.

Depois de saber quanto tempo as coisas demoram e o que é mais importante, comece a planejá-las. Seja flexível. Você faz mais no final da tarde ou no início da manhã? Você gosta de ter suas noites livres para relaxar? É mais provável que você faça o trabalho de jardim se tiver um bocado de tempo para fazer tudo de uma vez ou se espalhar ao longo de uma semana? Pense no que funciona melhor para você e não tenha medo de mudar as coisas.

Mark Twain disse: “Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se é sua função comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro. ” Em outras palavras, se você tem algo difícil para fazer, tire-o do caminho para não ter que se preocupar com isso o resto do dia. Pelo menos é assim que o autor de um livro de gerenciamento de tempo proeminente entendeu. Eles o intitularam “Comer aquele sapo!”

Uma lista de “tarefas a fazer” é testada e comprovada. Mas você também pode usar outras ferramentas – o principal é anotar em algum lugar. O que quer que você use para controlar as coisas que você precisa fazer, é melhor ter apenas um e mantê-lo com você onde quer que vá – no seu telefone celular, por exemplo. Provavelmente, algum tipo de gerenciador de listas ou aplicativo de calendário já está no seu telefone.

Lembre-se de seus objetivos gerais e pergunte-se se o que você está fazendo pode ajudá-lo a chegar lá. Por exemplo, aquela hora extra gasta no trabalho em algo que ninguém pediu que você fizesse poderia ter sido melhor gasta na academia, no piano ou no jogo de beisebol do seu filho.

Se você agendar uma sessão de trabalho para as 9h, mantenha-se firme – 9h17 não é o suficiente, mesmo se você trabalhar sozinho. Perder um horário de início aumentará a probabilidade de você perder outros. Se você quiser alguma flexibilidade, permita-se uma escolha – devolver e-mails ou documentos de arquivo, por exemplo – mas siga a programação como se ela estivesse gravada em pedra. Se você tentar e descobrir que não funciona para você, você sempre pode alterá-lo.

Se você sentir uma forte necessidade de adiar, encontre uma maneira de superar isso e dar um pequeno passo à frente. Você se sentirá melhor quando fizer um pequeno progresso e logo poderá se encontrar em um ritmo real. Isso ocorre porque sua atitude geralmente vem de seu comportamento – e seus resultados – e não o contrário.

Você tem 15 minutos grátis antes de chegar a algum lugar – tempo para navegar na web e verificar as redes sociais, certo? Você pode se surpreender com o que pode ser feito nesse tempo. Quatro pedaços de 15 minutos espalhados ao longo do dia são uma hora de produtividade. E você vai se sentir melhor relaxando mais tarde.

Tecnologia – a web, e-mail, sites de redes sociais – pode distraí-lo por horas a fio. Mas também pode ajudar. Procure ferramentas para ajudá-lo a controlar e programar seu tempo, lembrá-lo quando você precisa fazer algo ou até mesmo bloqueá-lo dos sites sugadores de tempo que mais o tentam.

Ou seja, defina o tempo mais permitido para a tarefa. Você pode fazer isso mais cedo, mas se não, o limite o ajudará a não exagerar. Depois de atingir o limite, siga em frente.

Pode ser uma grande perda de tempo e uma fonte de estresse. Experimente “Os Quatro Ds”:

Delete: se isso não é da sua conta ou não é algo que você precisa saber, livre-se disso.

Do: se for sobre algo urgente ou algo que pode ser feito rapidamente, responda.

Delegate: se um e-mail perguntar algo a você se for melhor cuidar de outra pessoa, encaminhe para essa pessoa e siga em frente.

Defer: se vai levar mais tempo do que você no momento, reserve hora para isso mais tarde.

Pode parecer “eficiente” trabalhar durante o almoço, mas pode sair pela culatra. Como regra geral, 30 minutos longe do trabalho o ajudará a trabalhar melhor à tarde. Se você não estiver com fome, dê uma caminhada ao ar livre ou faça alguns alongamentos. Você provavelmente voltará com mais energia e foco.

O objetivo de ficar melhor com o seu tempo é reservar mais tempo para as coisas que deseja fazer. Espalhe coisas divertidas, saudáveis e não relacionadas ao trabalho ao longo da semana para mantê-lo positivo sobre sua agenda e motivado para continuar. Isso inclui intervalos, lanches, recreação, exercícios e até férias – especialmente quando você termina uma tarefa importante.